A bid security is an amount of money that may be calculated as a percentage of the budget estimate of a procurement requirement. It is used by the client as protection against bidders withdrawing It is used by the client as protection against bidders withdrawing refusing to sign the contract. In other words, the bid security is intended to deter bidders from withdrawing their bids because they would otherwise forfeit the bid security amount to the Procuring Entity. Thus, the Bid security gives the Procuring Entity some assurance that the selected bidder will sign the contract or otherwise forfeit their bid security.

Section 44 of the Public Procurement and Disposal of Public Assets (PPDPA) Act defines a bid security as a monetary assurance given by a bidder and guaranteed by bank or other third party that-
(a) if a bidder withdraws his or her bid before the end of the bidding period; or
(b) refuses to sign the procurement contract if selected; the bidder will forfeit the bid security amount to the    procuring entity


A Procuring Entity may require bidders to provide bid security in order to deter irresponsible bids and encourage bidders to fulfil the conditions of their bids. A requirement for the provision of bid security-
(a) shall be stated in the procurement documents; and
(b) shall be imposed equally on all bidders.


Where bid security is required, the bidding documents shall state that fact, and that the undertaking by which bid security is given shall be in the format and wording set out in the bidding documents. Whilst the PPDPA Act suggests that a bid security is not mandatory, it is best practice to require bidders to pay Bid Security when responding to an invitation to bid. Circumstances Leading to Forfeiture of Bid Security. Section 26 (6) of the PPDPA Regulations states that a Bid Security may be forfeited only in the event of-
(a) the bidder modifying or withdrawing his or her bid after the end of the bidding period; or
(b) the bidder refusing to accept a correction of an arithmetical error appearing on the face of his or her bid; or
(c) the successful bidder failing to sign the procurement contract in accordance with the terms set out in the bidding
documents; or
(d) the successful bidder failing to provide security for the performance of the procurement contract, if required to do so by the bidding documents.


Validity of Bid Security
Bid security shall be valid for the period stated in the bidding document, which shall normally be twenty-eight days after the end of the bidding period. When it is necessary to extend validity period due to unforeseen circumstances, Procuring Entities should remember to request bidders to extend the Bid validity period as
well as the Bid Security Validity period to avoid cancellation of bidding processes.

Factors to consider when determining the Bid Security amount

Section 26 (2) of the PPDPA Regulations states that in determining the amount of bid security required from bidders, a procuring entity shall take into account-
(a) the cost to bidders of obtaining the security; and
(b) the estimated price of the procurement requirement; and
(c) the risk of bidders failing to fulfil the conditions of their bids; and the procuring entity shall fix an amount, in the currency specified in the bidding documents, which is high enough to deter irresponsible bids but not so high as to discourage competition.


Acceptable Forms of Bid Security
Section 26 (3) (b) of the PPDPA Regulations states that bid security shall be given in a form acceptable to the procuring entity, which may be 
(i) a certified bank cheque; or
(ii) a bank guarantee; or
(iii) a cash deposit to the Authority (PRAZ); or
(iv) any alternative form permitted by the Authority to facilitate participation by small enterprises in procurement; Where a Bid Security is established via the Authority, the bid security should be accompanied by a non-refundable cash bid bond/security establishment fee in terms of Part IV of the PPDPA Regulations.


How to calculate the Bid Security value.
Bid security value should be expressed as fixed amount between 0% and 2% of estimated value of the procurement.
The non-refundable cash bid bond/security establishment fee is not a fixed fee but varies depending on the set Bid security amount. The non-refundable cash bid bond/security establishment fee shall depend on the threshold in which the set Bid security amount falls in as per the thresholds stated under item  5-11 of Part 1V of the Fifth Schedule of the PPDPA Regulations  (S.1.5 of 2018).


Alternative to Bid Security and Refund of Bid Security
It is important to note that Bid security is optional and not mandatory. Notwithstanding subsection (3)(b), bidding
documents may provide an alternative arrangement whereby  bidders are required to sign and submit with their bids a bid-securing declaration in an appropriate form set out in the bidding documents. (5) Where the Authority receives bid security in the form of a cash deposit, the Authority shall as soon as possible deposit the cash in a trust account kept at a registered banking institution in terms of section 93. The procuring entity shall release bid securities promptly to unsuccessful bidders upon expiry of the term of the securities or upon conclusion of a procurement contract with the successful bidder and submission of any required performance security,  whichever is earlier: Provided that bid security provided by the successful bidder shall not be released until any required performance security has been received. Where the bid security had been deposited with PRAZ, the Procuring Entity must confirm
in writing that a specific bidding process has been successfully concluded to enable the Authority to return any cash deposits held as bid security.